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So hilfst du technischen Nackerpatzerln in digitalen Meetings

Nicht jede Person ist super fit mit Smartphones, Videokonferenzen und in der Nutzung von Computern allgemein. Sie werden manchmal als „technische Nackerpatzerln“ bezeichnet. In den letzten Corona-Wochen sind ihre technischen Defizite vermutlich häufiger aufgefallen als in der analogeren Welt davor.

Nicht selten hat vermutlich nur eine dieser Personen gereicht, um ein digitales Meeting zu bremsen, zu stören oder gar zu verunmöglichen. Im datenwerk haben wir gelernt, diesen technischen Nackerpatzerln etwas anzuziehen. Und das geht so:

Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg

Überleg dir bereits in der Vorbereitung deines Termins, welche Anforderungen das Endgerät der Person erfüllen muss und welche Fähigkeiten deine Person in den Termin mitbringen muss. Stell dir daher am besten zwei Fragen:

  • Welche technische Infrastruktur soll vorhanden sein?
  • Welche technischen Kompetenzen braucht die Person?

Technische Infrastruktur

Versuche herauszufinden, ob

  • die Person deine gewählte Videokonferenz-Software bereits installiert hat. Wenn nicht, schicke ihr eine einfach verständliche (und aktuelle!) Anleitung. Wenn du viel Zeit hast und die Person selbst Software auf ihrem Computer installieren darf, kannst du sie auch via Teamviewer bei der Installation begleiten.
  • der Browser deine eingesetzten Tools unterstützen wird. Am einfachsten geht es, dir die Antwort von https://www.whatsmybrowser.org/ zurückschicken zu lassen. Wenn nicht alle Tools funktionieren werden, unterstütze die Teilnehmenden bei der Auswahl des geeigneten Browsers.
  • eine Kamera und ein Mikro vorhanden sind.

Wenn sich herausstellt, dass die technische Infrastruktur gänzlich ungeeignet ist, versuche Alternativen anzubieten. Also z.B. eine Einwahl über eine Smartphone-App oder die Teilnahme am Termin via Telefonanruf.

Kompetenzen der technischen Nackerpatzerln

Versuche mögliche Kompetenzlücken bereits frühzeitig zu erkennen. Stelle konkrete Fragen zu den Tools und Funktionen, die im Termin benötigt werden. Das kann z.B. so aussehen:

  • Hast du schon mit [Name der Videokonferenz-Software] gearbeitet?
  • Weißt du, wie du das Mikro und Video ein- bzw. ausschalten kannst?
  • Weißt du, wie man das Whiteboard nutzt?
  • etc.

Falls du diese Fragen mit Ja beantworten kannst, bist du bestens vorbereitet.

Falls nicht, kannst du technische Nackerpatzerln entweder einbinden, indem du einen Einschulungstermin zum Testen und Erlernen der Funktionen anbietest. Oder du stellst verständliche Anleitungen zur Verfügung. Vielleicht findest du etwas Passendes im Netz oder erstellst selbst ein Screencast-Video.

Hilfestellung während des Termins

Nicht alles lässt sich vorab klären. Manche Probleme tauchen erst während des Meetings auf. So funktioniert auch dann der Ablauf am reibungslosesten:

  • Verschriftliche Regeln, die dir wichtig sind. Also z.B. die Bitte, dass alle ihre Mikros stumm schalten sollen oder dass nicht einfach rausgeschrien wird, sondern virtuell aufzeigt werden soll. Solche Regeln helfen allen Teilnehmenden – egal, ob technisches Nackerpatzerl oder Technik-Geek. Schicke diese Regeln am besten als Dokument an alle. In vielen Videokonferenz-Tools kann im Chat auch ein Dokument angehängt werden. Dort kannst du auch nochmals eine Ein-Satz-Anleitung für jede Regel notieren. Also z.B.

Die virtuelle Hand zum Aufzeigen findest du in ZOOM, wenn du auf „Teilnehmer“ klickst. Dort ist sie unterhalb der Namensliste.

  • In diesem Dokument solltest du auch Support-Personen nennen, die weiterhelfen, wenn etwas nicht klappt oder jemand aus der Konferenz rausfällt und nicht mehr zurückkommt. Für so einen Fall ist es wichtig, das Dokument nicht nur als Fließtext im Konferenz-Chat, sondern auch extern zu haben. Schreib rein, wer die Support-Personen sind und wie sie kontaktiert werden können.
  • Bitte die Support-Personen – sofern es deine Videokonferenz-Software zulässt – bei ihrem Namen ihre Kontaktinfos zu ergänzen, also z.B. „Petra, 01 5856071“.
  • Erkläre jede Funktion nochmals, bevor du sie zum ersten Mal im Termin einsetzt, und frag nach, ob es bei irgendwem nicht geklappt hat.

Du siehst, es sind einige wenige Punkte, die du beachten musst, um technischen Nackerpatzerln für deine digitalen Termine zu bekleiden. Wenn dennoch etwas offen geblieben ist, melde dich bei uns unter office@datenwerk.at!

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Petra Permesser

Petra Permesser

Petra weiß, was das Netz spricht. Die Kommunikationswissenschafterin und Soziologin kümmert sich im datenwerk um alles, was mit Daten zu tun hat: Suchmaschinenoptimierung, Algorithmen, Ads und das Social Media Monitoring Tool "Opinion Tracker" sind Petras Metier. Außerdem tüftelt sie häufig an Story Maps und weiß, wie komplexe Software-Projekte mittels User Stories strukturiert werden können.

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