Wie stellst du dir das perfekte Büro vor? Ein großer, offener Raum mit viel Platz für Innovation und vielleicht sogar einem Tischfußballtisch? Oder doch lieber klassische Einzelbüros mit viel Ruhe und Stauraum?
Die Vorstellungen unterscheiden sich bestimmt zwischen den Kolleginnen und Kollegen. Deswegen sollten aber trotzdem alle Meinungen und Bedürfnisse bei einer Büroumgestaltung beachtet werden. Wie das geht? Mit dem Workshop, der im „New Workspace Playbook“ von Dark Horse Innovation entwickelt wurde. In diesem Blogbeitrag erfährst du alles darüber.
"Neues Arbeiten" im Büro
Wenn du mit dem Gedanken spielst dein Büro neu zu gestalten, lege ich dir auf jeden Fall das New Workspace Playbook ans Herz. Mit dem Workshop wird die neue Umgebung optimal an die Arbeitsmodi der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angepasst. Dadurch werden alle Räume optimal genutzt, Wege verkürzt und die Produktivität insgesamt gesteigert. Die Art und Weise wie Personen und Teams miteinander interagieren und arbeiten, findet Eingang in die Gestaltung.
Diejenigen, die das Büro am meisten nutzen, sollen direkt im Prozess mitwirken. Durch das Ausfüllen von Tagebüchern und Factsheets ist bald klar, wie das Büro aufgebaut sein soll. Aber auch andere Stakeholder - von der oder dem Brandschutzbeauftragten bis zum Head of CI/CD und der oder dem Entscheidungsbefugten - werden im Workshop eingebunden.
Auch wir vom datenwerk sind gerade dabei, unser Büro neu zu gestalten. Vor Kurzem wurden wir Partner von The Skills Group und sind deswegen auch umgezogen. Nun ist es an der Zeit einen Raum zu kreieren, der uns in der Kreativität und Produktivität unterstützt.
New Workspace Playground - in 6 Phasen zum neuen Büro
Der Workshop gliedert sich in 6 Phasen. In diesem Video erhältst du vorab eine Einführung in den Workshop:
Phase 1: Set-Up
Hier geht es um die Planung des Workshops. Wer soll aller dabei sein? Wie stark werden die Nutzer und Nutzerinnen eingebunden und wie hoch ist der Grad der Individualisierung? In dieser Phase erstellen wir auch einen Zeitplan. Man sollte auf jeden Fall ein halbes Jahr bis zur Fertigstellung einplanen. Bei größeren Firmen und Projekten kann dies aber auch schnell 1,5 Jahre in Anspruch nehmen.
Phase 2: Understand
Bevor du blind irgendwelche Möbel für das Büro bestellst und versuchst, deine neue Arbeitsumgebung einzurichten, musst du erst verstehen, was deine Kolleginnen und Kollegen brauchen. In Abhängigkeit von den Arbeitsmodi stellen sich unterschiedliche Anforderungen ein. Tunnelarbeitsplätze benötigt man, wenn im Büro viel hochkonzentrierte Einzelarbeit stattfindet. Soziale- oder Dialog-Arbeitsplätze setzt man ein, wenn oft spontaner Austausch und kurze Gespräche und Abstimmungen erfolgen.
In dieser Phase füllen die Nutzerinnen und Nutzer Tagebücher über ihren Arbeitsalltag aus und sie führen kurze Interviews. So werden bald Ziele gesetzt, Rollen definiert und die Anforderungen nach Stauraum und Sonderausstattung klar. Bedeutend ist auch die Anwesenheit im Büro: wenn nur 60% der Personen im Durchschnitt anwesend sind, brauchen nicht alle einen fixen Arbeitsplatz!
Phase 3: Inspire
In Vorbereitung auf den Inspire Workshop dürfen alle ihren Ideen freien Lauf lassen und sich auf die Suche nach Inspiration für das neue Büro begeben. Ladet Bilder von Pinterest herunter oder fotografiert gerne echte Büros und Cafés. Sammelt diese Fotos auf einem Moodboard, um die Stimmung der New Workspaces einzufangen. Dabei achtet ihr auf unterschiedliche Aspekte: Network, Well Being, Teamwork, Agilität, Kreativität und Identität.
In dieser Phase bezieht das Team die Realisierbarkeit noch nicht mit ein, damit wirklich alle Ideen aufgefangen werden.
Phase 4: Concept
Das was jetzt kommt, übernehmen normalerweise bereits Innenarchitektinnen und Innenarchitekten - es geht um die Planung und Ausgestaltung des Büro-Grundrisses. Der Vorteil an dem New Workspaces Workshop ist allerdings, dass hier bis zum Ende die Bedürfnisse aller Nutzer einfließen. Zusammen erstellt man mit einem Modulbaukasten eine passende neue Arbeitsumgebung. Die Ideen des Inspire Workshops gehen somit nicht verloren. In mehreren Runden werden realistische Konzepte erstellt, die man schlussendlich direkt für die Umsetzung verwenden kann.
Ist das erledigt, kommen wir schon bald zum Ende des Workshops.
Phase 5: Communicate
Das fertige Büro Konzept muss nun kommuniziert werden. Der Ermöglicher bzw. die Ermöglicherin muss schließlich sein Okay geben. Hierfür wird ein Prototyp des neuen Büros erstellt. Alle Gruppen und Stakeholder haben die Möglichkeit, Feedback zu geben. Nach der Einarbeitung hältst du das Ergebnis der letzten Wochen und Monaten in den Händen: ein Konzept für ein „Neues Arbeiten“.
Phase 6: Work
Nach der Umsetzung bzw. dem Umbau gibt es nur noch eine Phase: Work. Es ist Zeit, sich in der neuen Büroumgebung einzufinden, Regeln der Nutzung zu definieren und immer offen für weitere Veränderungen zu sein. Wichtigstes To-Do in dieser Phase: eine tolle Einweihungsfeier schmeißen und das Ergebnis der Büroumgestaltung genießen!
Hier findest du weitere Tutorials zu dem Workshop auf YouTube.
Wir freuen uns schon darauf, diesen Workshop selbst anzuwenden und unserem innovativen Team auch die passende Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Auf jeden Fall hörst du dann von unserem Ergebnis!
Hast du vor, deine Büroumgebung neu zu gestalten oder brauchst Hilfe um andere Methoden von datenwerk anzuwenden? Dann kontaktiere gerne die Expertinnen und Experten von datenwerk unter office@datenwerk.at!