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Wann, wie und wozu Retrospektive?

Retrospektive: Das ist das lateinische Wort für Zurückschauen. Im Zusammenhang mit Teamarbeit bezeichnet sie eine gute Methode, um Zusammenarbeit und Wohlbefinden in der Arbeitsgemeinschaft zu verbessern. Deshalb erklären wir dir in diesem Beitrag, wozu Retrospektive da ist, wann du sie anwendest und wie du sie am besten einsetzt. Außerdem zeigen wir dir ein paar Retrospektive-Methoden und ganz am Schluss gibt es wichtige Tipps!

Retrospektivhää? Was ist das?

Der Begriff Retrospektive stammt eigentlich aus dem Programmierbereich. In diesem gibt es „Scrum“ und „Scrummaster“, welche man vereinfacht mit „Projektprozess“ und „Projektleiter“ vergleichen kann. Diese unterschiedlichen Bezeichnungen kommen einher mit den Eigenheiten der Softwareentwicklung und verlangen dementsprechend auch eigene Methoden. Betrachtet man es genauer, rühmt sich Scrum damit, keine Projekte im klassischen Sinne zu planen. Mit verschiedenen Bausteinen, Methoden und Vokabular bildet Scrum eine eigene kleine Welt, in der Arbeit möglichst flexibel im gleichbleibenden Team vonstattengehen soll. Genau hier kommt die Retrospektive ins Spiel. Diese Methode ist aus dem Kopf eines Scrummasters entsprungen, kann aber auch problemlos bei jeder anderen Form von wiederkehrendem Teamwork angewandt werden!

Der klassische Scrumprozess besteht aus 2-4 Wochen Programmcode schreiben, einem sogenannten Sprint. Dabei arbeiten viele Personen an unterschiedlichen Ecken ein und desselben Produkts. Damit diese vielen Köch:innen den Brei nicht verderben, sollte man unbedingt das Teamwork im Auge behalten mit Retrospektive. Retrospektive gibt euch die Möglichkeit, Feedback in alle möglichen Richtungen zu geben. Ihr könnt hier sowohl Frust, als auch Dankbarkeit mit eurem Team teilen. Außerdem gibt sie Raum für Anliegen und Beschwerden, die sonst oft auf der Strecke liegen bleiben. Letztendlich werden eure Gedanken und Ideen nicht nur gehört, sondern auch in konkrete Ziele verwandelt, um jedes Projekt besser und angenehmer zu gestalten als das Vorhergehende.

Retrospektive-Formen

Du kannst auf mehrere Wege zurückblicken, deswegen haben wir dir hier eine Auflistung verschiedener Retrospektive-Formen zusammengestellt. Wähl einfach die aus, die dir sinnvoll erscheint für dein Team. Schreck nicht davor zurück, auch mal eine andere Form auszuprobieren, bis ihr die gefunden habt, die für euch passt. Grundsätzlich braucht man für alle folgenden Formen eine Tafel oder ein Flipchart, Post-Its und Klebepunkte. Oder natürlich ihr nutzt praktische Home-Office-freundliche Onlinetools, wie zum Beispiel Miro.

Seesternmethode

Bei dieser Methode wird auf eine Tafel oder ein Flipchart ein großer 5-armiger Seestern gezeichnet. Jeder Arm steht für eine eigene Frage, die das Retroteam mit Post-Its bespickt.

Folgende Fragen sollt ihr beantworten:

  • Start: Was sollen wir in der Zukunft ausprobieren?
  • Stopp: Was sollen wir nicht mehr machen?
  • Weiter: Was sollen wir beibehalten?
  • Häufiger: Was machen wir schon, aber nicht oft genug?
  • Seltener: Was haben wir zu oft gemacht?
FFF-Methode

Die Tafel beziehungsweise das Flipchart wird in drei Bereiche aufgeteilt. In diesen drei Bereichen behandelt ihr die drei F’s, also die Funktionstüchtigkeit eures Projektprozesses. In einem Feld sammelt ihr Dinge, die gut funktioniert haben. Dann gibt es noch einen Bereich für Prozesse, die halbwegs, aber noch nicht ganz perfekt funktioniert haben. Letztendlich habt ihr noch ein Feld über für Dinge, die nicht funktioniert haben.

Alle überlegen sich, wie der letzte Sprint funktioniert hat und schreiben pro F mindestens ein Post-It, stellen dieses vor und kleben sie an. Achtung: Auch falls (erfahrungsgemäß speziell zum letzten Punkt) die Einfälle nur so sprudeln, sollten zu jeder Kategorie maximal drei Post-Its pro Person stammen.

M&M-Retrospective

Für alle Naschmäuler empfehlen wir Folgendes: Die Retrospektive-Leitung kippt eine Packung M&M’s in eine Schüssel. Aus dieser Schüssel nimmt sich jedes Teammitglied nacheinander ein M&M.

Bevor ihr alle verputzt, solltet ihr je nach Farbe eine Frage beantworten:

  • Grün könnt ihr mit einem Ampellicht vergleichen. Mit welchen etablierten Dingen wollt ihr weiterfahren?
  • Gelb wie das Licht, das euch aufgeht bei einer guten Idee. Welche neuen Ideen wollt ihr aufgreifen?
  • Rot steht wie ein Stoppschild für Dinge, die euch aufhalten und die ihr bleiben lassen wollt.
  • Blau sein bei der Arbeit ist keine Gute Idee. Welche Tätigkeiten müsst ihr noch drosseln?
  • Braun wie die Erde ist der Nährboden eures Projekts. Was hat sehr gut funktioniert und wollt ihr beibehalten?

Auch hier ist es sinnvoll eure Antworten mitzuschreiben!

Wozu Retrospektive führen sollte

Wenn ihr eure Retrospektive-Methode gewählt und durchgeführt habt, hat jeder seine Anliegen auf Post-Its niedergeschrieben, erklärt und aufgeklebt. Um aus diesem großen Zettelwirrwarr etwas zu gewinnen, müssen die Post-Its zu sinnvollen Themenbereichen zusammengefasst werden, beispielsweise „Kundenzufriedenheit“ oder „Administrative Tätigkeiten“. Wenn danach viele Post-Its in einer Gruppe hängen, könnte das daran liegen, dass hier besonderer Verbesserungsbedarf besteht. Entscheidend sind aber die Klebepunkte, die im nächsten Schritt dazu kommen: Jedes Teammitglied bekommt 3 Punkte (ist das Team klein, können es gerne auch etwas mehr sein). Alle überlegen sich einzeln, welche Themenbereiche am lautesten nach Verbesserung schreien. Diesen Bereichen verpasst ihr je nach Dringlichkeit einen, zwei oder drei Punkte. Um welchen Bereich es so richtig schlecht steht, seht ihr wenn das Licht angeht an der Punktemenge. Von hier aus könnt ihr über Lösungen und Verbesserungsvorschlägen diskutieren.

Das Ergebnis wird fotografiert und schriftlich dokumentiert, damit keine Uneinigkeiten entstehen und ihr jederzeit euer Gedächtnis, oder das der Kolleg:innen, auffrischen könnt.

Die Retrospektive beurteilen

Am Ende eurer Retrospektive solltet ihr die Retrospektive selbst beurteilen, weil auch dieser Prozess verbessert werden kann. Hierfür könnt ihr ganz einfach ein Thermometer aufmalen, um eure innerliche Wetterlage abzubilden. Von unterkühlt bis hot könnt ihr hier mit einem Klebepunkt pro Person verewigen, wie es euch ging.

Eine andere, lockere Methode für das Feedback sind Memes und Gifs! Diese könnt ihr euch auf Seiten wie https://giphy.com/ 2-3 Minuten am Ende des Meetings heraussuchen. Ähnlich wie bei den Post-Ist zuvor, erklärt ihr bei Bedarf euer gewähltes Gif oder Meme. 

Was du unbedingt beachten solltest

Egal für welche Form du dich entscheidest, ein paar grundlegende Dinge sind immer wichtig:

  • Zusammenhänge aufzeigen! Ein Meeting ist nur so sinnvoll, wie die Teilhabenden glauben.
  • Sicherheit geben! Retrospektive dient nicht der Leistungsbeurteilung Einzelner. Jede Person hat ihr bestes gegeben mit ihren zur Verfügung gestellten Mitteln und Fähigkeiten.
  • Positives nicht vergessen! Das menschliche Ego ist ein fragiles Wesen. Deswegen sollten Beschwerden und Gefühle auch immer aus der Ich-Perspektive vermittelt werden: „Ich finde es ist manchmal zu stickig im Büro“ vs. „Ihr macht immer gleich die Fenster zu, wenn ich sie aufmache!“
  • Maximal 3 Verbesserungs-Ziele! Wenn ihr zu viel festlegt, seid ihr schnell überfordert.
  • Zuständigkeiten definieren! Wenn niemand persönlich angesprochen wird, fühlt sich auch niemand angesprochen.

Hast du noch Fragen zur Retrospektive, oder suchst nach Unterstützung bei der Durchführung? Schreib gerne unseren Expert:innen unter office@datenwerk.at.

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