Neue gesetzliche Vorgaben werden oft zunächst als Belastung wahrgenommen. Sie schaffen Unsicherheit, werfen Fragen zu Zuständigkeiten auf und machen deutlich, dass bestehende Abläufe nicht immer klar geregelt sind. Gerade darin liegt aber auch eine Chance: Wenn Organisationen Veränderungen nicht nur kurzfristig abarbeiten, sondern strukturiert angehen, kann daraus nachhaltige Prozessverbesserung entstehen.
Hilfreich ist dabei ein methodisches Vorgehen wie die Ist-Soll-Werden-Methode. Sie unterstützt dabei, den aktuellen Stand systematisch zu erfassen, ein klares Zielbild zu entwickeln und daraus konkrete Umsetzungsschritte abzuleiten. So lassen sich neue Anforderungen nicht nur erfüllen, sondern auch nutzen, um Arbeitsabläufe, Rollen und Informationsflüsse gezielt weiterzuentwickeln. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt beispielsweise das Informationsfreiheitsgesetz in Österreich.
Warum neue Gesetze in der Praxis oft Anspannung erzeugen
Sobald neue gesetzliche Verordnungen, Rechtsnormen oder andere Regelungen in Kraft treten, decken sie in vielen Unternehmen und Organisationen bestehende Schwachstellen auf. Im Alltag funktionieren zwar viele Abläufe, aber eben nicht immer einheitlich oder nachvollziehbar, sondern häufig mit Ineffizienzen, Engpässen oder unnötigen Kosten.
Typische Schwachstellen sind:
- verteilte oder schwer auffindbare Dokumente
- uneinheitliche Ablagestrukturen
- fehlende Standards für Freigabe und Veröffentlichung
- hoher manueller Aufwand bei wiederkehrenden Informationsprozessen
Regulierung macht diese Probleme sichtbar und weist auf Handlungsbedarf hin. Sie legt Medienbrüche und unklare Zuständigkeiten offen und zeigt, wo Abläufe historisch gewachsen, aber nicht mehr effizient sind. Genau darin liegt der Mehrwert: Wenn Informationen nicht erst im Anlassfall zusammengesucht, sondern systematisch vorbereitet werden müssen, verbessern sich oft auch die zugrunde liegenden Prozesse. Betroffen sind etwa Redaktions- und Freigabeprozesse, Dokumentationswege, Ablagestrukturen sowie Rollen, Verantwortlichkeiten und Standards für Veröffentlichung und Aktualisierung von Inhalten.
Gerade in Zeiten von Digitalisierung, Automatisierung und wachsender Komplexität braucht es einen strukturierten Ansatz. Denn nur wer seine Prozesse mit einem strukturierten Blick betrachtet, kann aus erkanntem Handlungsbedarf konkrete Verbesserungen, tragfähige Strategien, bessere Steuerung, mehr Ordnung und langfristig höhere Qualität entwickeln. Eine Methode, die dabei Orientierung schafft, ist die Ist-Soll-Werden-Methode.
Was ist die „Ist-Soll-Werden”-Methode?
Die Ist-Soll-Werden-Methode hilft dabei, Veränderungen nicht nur kurzfristig zu bewältigen, sondern strukturiert zu gestalten. Sie schafft Orientierung, weil sie den aktuellen Stand erfasst, ein klares Zielbild definiert und die Umsetzung in nachvollziehbare Schritte übersetzt. Drei zentrale Fragen sollen beantwortet werden:
- IST: Wo stehen wir gerade?
- SOLL: Wo wollen wir hin?
- WERDEN: Wie kommen wir dorthin?
Die Beantwortung dieser Fragen schafft die Grundlage für effektive Prozesse, bessere Zusammenarbeit, fundiertere Entscheidungen und mehr Produktivität.
Ist Zustand: Was liegt bereits vor?
Am Anfang steht die Analyse der bestehenden Situation. Gerade in dieser Phase werden häufig Bruchstellen und blinde Flecken sichtbar und dokumentiert, die bisher übersehen oder hingenommen wurden. Wichtig ist dabei die Dokumentation, damit nachvollziehbar bleibt, was vorhanden ist und was künftig benötigt wird. Diese Phase schafft einen ersten Überblick über bestehende Systeme, Produkte, Dienstleistungen, Zuständigkeiten und relevante Themen.
Hilfreiche Leitfragen in Bezug auf das IFG :
- Welche Dokument-/Dokumenttypen gibt es in unserem Unternehmen?
- Welche Dokumente sollen laut IFG öffentlich zugänglich gemacht werden?
- Wo werden die Dokumente derzeit verwaltet?
- Welche Tools/Prozesse sind vorhanden?
Gerade hier zeigt sich oft der Unterschied zwischen informell gelebten Routinen und tatsächlich belastbaren Strukturen. Die Bedeutung dieser Analyse liegt darin, dass sie eine klare Definition der Ausgangslage ermöglicht und erste Hinweise auf Schwachstellen, Fehler, unnötige Aktivitäten oder fehlende Standards liefert.
Soll-Zustand: Was muss künftig anders sein?
Im zweiten Schritt wird der gewünschte SOLL-Zustand definiert. Es entsteht dadurch ein konkretes Zielbild.
Hilfreiche Leitfragen in Bezug auf das IFG sind:
- Nach welchen Kriterien werden Dokumente für die Übertragung an data.gv.at identifziert?
- Wie sollen die für die Übertragung vorgesehenen Dokumente gekennzeichnet sein?
- Wie soll die Übertragung an data.gv.at erfolgen? (Manuell, automatisiert über Schnittstellen)
- Welche Änderungen sind am bestehenden System notwendig?
Werden-Zustand: Wie gelingt die Umsetzung?
Im letzten Schritt dieses methodischen Vorgehens geht es um die Planung und Durchführung der praktischen Umsetzung. Dazu gehören auch Arbeitspakete für das Testen, die Dokumentation sowie Schulungen oder Leitfäden für Redakteur:innen und andere beteiligte Personen.
Entscheidend sind hier folgende Leitfragen:
- Wie soll das System am Ende tatsächlich genutzt werden?
- Wie bewährt sich das System aus Sicht der Nutzer:innen im Alltag?
Case Study aus der Praxis: von Anforderungen zur Prozessverbesserung
Wie gut der Ansatz der Ist-Soll-Werden-Methode funktioniert, zeigt ein Praxisbeispiel rund um das Informationsfreiheitsgesetz (IFG) in Österreich, das am 1. September 2025 in Kraft getreten ist. Mit dieser neuen Regelung wurde das bisherige System der Amtsverschwiegenheit grundlegend verändert und durch ein Transparenzmodell ersetzt: Zugang zu Informationen ist nun der Regelfall, Geheimhaltung die Ausnahme. Für viele Einrichtungen, Gemeinden, Organe, öffentliche Stellen und staatsnahe Organisationen bedeutet das nicht nur eine rechtliche Anpassung, sondern auch die Notwendigkeit, interne Informationsprozesse neu zu ordnen: Welche Inhalte sind veröffentlichungspflichtig? Wo liegen relevante Dokumente? Wer gibt Inhalte frei? Und wie kann sichergestellt werden, dass Informationen aktuell, korrekt und auffindbar sind?
Ein Kunde von datenwerk sah sich genau mit diesen Fragen konfrontiert. Die Sorge war zunächst groß, dass das IFG vor allem zusätzlichen Aufwand verursachen würde: neue Veröffentlichungspflichten, neue Anforderungen an Inhalte und zusätzliche Abstimmungen zwischen mehreren Beteiligten.
Im Projektverlauf wurde jedoch etwas anderes deutlich: Nicht der Aufwand stand am Ende im Vordergrund, sondern die verbesserte Prozessqualität. Dokumente mussten nicht mehr aufwendig vorbereitet werden, so konnten einzelne Prozessschritte reduziert oder ganz gestrichen werden. Das führte zu mehr Klarheit, verschaffte einen Überblick über Daten und ermöglichte einen Arbeitsalltag, der trotz neuer Anforderungen zuverlässig funktionierte.
Das Ergebnis war kein komplizierteres System – im Gegenteil, ein robusterer und schlankerer Ablauf, klare Zuständigkeiten und besser auffindbare Informationen waren die Folgen. Im konkreten Fall wurde deutlich, dass gut gestaltete Prozesse nicht nur dem Recht, sondern auch der täglichen Arbeit dienen, Kund:innen und interne Nutzer:innen entlasten und somit die Kundenzufriedenheit erhöhen.
Fazit
Neue Gesetze, Verordnungen und andere regulatorische Anforderungen müssen nicht zu mehr Komplexität führen. Mit der Ist-Soll-Werden-Strategie lassen sich bestehende Strukturen analysieren, realistische Zielbilder entwickeln und konkrete Umsetzungsschritte ableiten. So wird regulatorischer Druck zum Ausgangspunkt für klare Zuständigkeiten, geordnete Informationsflüsse und führt zu einer Prozessoptimierung.
Wir bei datenwerk unterstützen Teams dabei, genau diesen Weg strukturiert zu gehen. So entstehen Lösungen, die rechtliche Anforderungen erfüllen und zugleich im Arbeitsalltag für mehr Klarheitund Entlastung sorgen.