Digitale Meetings bestimmen derzeit unseren Arbeitsalltag. Denn nur weil wir uns gerade nicht alle in einem Büro befinden, wollen wir nicht auf gewohnte und liebgewonnene Dinge verzichten. Viele Methoden können zwar nicht eins zu eins übernommen werden, aber wichtige Teile lassen sich meist sehrwohl digitalisieren. Wie wir unsere analogen Methoden ins digitale übersetzen liest du jetzt.
Gemeinsames digitales Frühstück
Bei datenwerk ist es eine lange und geliebte Tradition, dass wir einmal im Monat gemeinsam frühstücken. Natürlich essen wir dabei gut, es gibt aber immer auch geistige Nahrung in Form von thematischen Inputs. Kolleginnen und Kollegen berichten von Konfernezen, teilen Wissen mit den anderen oder wir sammeln zusammen Ideen damit etwas Neues entsteht.
Aktuell können wir natürlich nicht an einem Ort zusammen frühstücken, aber an vielen Orten zur gleichen Zeit. Das Video-Telefonie-Tool Google Meet ermöglicht uns, dass wir uns gegenseitig sehen und hören. Intern nutzen wir sowieso viel Google Produkte, zum Beispiel Google Meet für unser tägliches Kanban Meeting oder Google Sheets und Docs für kollaboratives Arbeiten. Das führt dazu, dass das Tool allen gut bekannt ist und wir hier nicht auch noch etwas Neues lernen müssen. Daher hier die Empfehlung: Nutzt was ihr sowieso schon kennt! Es gibt viele Möglichkeiten, z.B. Skype Business, Jitsi, Microsoft Teams oder das aktuell stark verbreitete Zoom. Wie das so mit Datenschutz aussieht haben wir in einem Artikel zu Zoom beschrieben.
Bleib für digitale Meetings bei Tools die du schon kennst
Das Thema des letzten Frühstücks war es, neue Ideen für den Covid-19-Updates Newsletter zu sammeln, den wir seit 3 Wochen gemeinsam mit der Skills Group ausschicken. Um guten Input zu geben und gemeinsam sammeln zu können, brauchten wir noch weitere Tools. Auch dabei gilt wieder: nutze Tools die du schon kennst. Nur wenn die nicht passen, macht es Sinn nach neuen zu suchen. Aktuell ist doch sowieso schon so vieles anders als gewohnt, da freuen wir uns, wenn zumindest ein paar Dinge beim Alten bleiben.
In digitalen Meetings alle auf den gleichen Stand bringen
Durch eine Präsentation, die Eckdaten, Idee und Strategie des Covid-19-Updates Newsletter vorstellt, bringe ich alle auf den gleichen Wissensstand. Das ist wichtig um qualitative Ideen zu erhalten. Die Präsentation war eine ganz simple Keynote Präsentation. Durch die Möglichkeit von Google Meet den Bildschirm zu teilen können alle sehen, was ich ihnen zeige.
Ein Problem hierbei ist, dass es immer wieder zu Verzögerungen kommt und der Präsentationsmodus nur zu sehen ist, wenn ich den ganzen Bildschirm teile und nicht nur das Keynote Tab. Aber wenn wir gemeinsam in einem Raum sitzen gibt es auch immer mal wieder Probleme beim Beameranschluss, also nehmen wir es einfach so hin wie diese. Damit die Präsentaion nicht zu langweilig wird wurden zwischendurch alle in einer kurzen, lockeren Umfrage über das Tool menti getestet. So müssen alle wirklich aufpassen und das ganze ist interaktiver.
Gemeinsam, einzeln sammeln
Wenn alle wissen worum es geht geht es an das Sammeln neuer Ideen. Natürlich können wir in einem digitalen Meeting nicht wie üblich auf Moderationskarten oder Postits schreiben und diese auf einem Board sammeln und ordnen. Also muss ein digitales Tool her und hier habe ich mich für das Kanban-Board von padC3W entschieden. Genutzt nicht als Kanban-Board im eigentlichen Sinne, sondern einfach als eine Art digitale Pinwand an der Ideen gesammelt, kommentiert und sortiert werden können. Und es gilt wieder wie überall, nutzt Tools die ihr schon kennt, dass kann auch ein Google Doc, Trello, ein Padlet oder etwas ähnliches sein.
Digitale Meetings: Was ist anders als sonst?
Das reichhaltige, gemeinsame Frühstück hat gefehlt. Ein paar von uns haben es geschafft sich selbst was Gutes zu besorgen, andere waren eher nur auf der dunklen Seite der Macht unterwegs (nur Kaffee). Sich wirklich zu sehen, nebeneinander zu sitzen, Mimik mitzubekommen, das hat gefehlt. Der Inhalt ist aber trotzdem nicht verloren gegangen, vermutlich waren wir sogar produktiver als sonst – es sind zumindest viele tolle Ideen zusammen gekommen, die ihr in nächster Zeit auf unserem Blog und im datenwerk Newsletter lesen könnt. Du bist noch nicht zum Newsletter angemeldet? Dann solltest du das gleich nachholen:
Wer Angst hat, bei Video Calls nicht im richtigen Licht zu erscheinen – auch dazu haben wir einen Blogbeitag! Und falls ihr selbst ansteht, wir stehen euch gerne beratend zu Seite, setzen euch Tools auf oder suchen mit euch nach passenden. Falls ihr uns schreiben wollt wie es euch so mit den digitalen Tools im Homeoffice geht freuen wir uns über Kommentare!
Du brauchst Hilfe bei der Digitalisierung deiner Arbeitsabläufe im Unternehmen und willst Meetings und Methoden effektiver einsetzen? Dann wende dich ganz einfach an unsere Expertinnen und Experten via office@datenwerk.at!
