Willst du ein Problem lösen? Dann brauchst du auch dessen Ursache. Genau hier kommt die 5-Why-Methode ins Spiel: Im Qualitätsmanagement wird diese Methode verwendet, um Ursachen von Problemen direkt zu ermitteln. In diesem Beitrag erfährst du, wie du die 5-Whys auch in deinem Unternehmen einsetzt!
"Wer, wie, was? Wieso, weshalb, warum? Wer nicht fragt, bleibt dumm." Schon Kinder lernen in der Sesamstraße, dass sie Dinge hinterfragen sollen, um sie zu verstehen. Gleiches gilt auch noch für uns Erwachsene! Nimm Fehler und Probleme nicht einfach hin, sondern frag nach - mehrfach. Gehe mit den fünf Warum-Fragen der Ursache auf den Grund!
Bei der 5-Why-Methode stellst du dir fünf Mal eine Warum-Frage bezüglich eines beliebigen Sachverhalts. Durch fünfmaliges Nach- und Hinterfragen kommt man meist zur zugrundeliegenden Ursache eines Problems und gelangt somit auch schnell zu einer Lösung.
Wo wird die 5-Why-Methode verwendet?
Erfunden wurde die 5-Why-Methode von keinem anderen als Saichi Toyoda - der Gründer des Automobilherstellers Toyota. Er integrierte die Methode in seinen Produktionsprozess, ursprünglich wurde die Methode also v.a. im technischen Bereich verwendet. Die 5-Whys funktionieren aber in allen Unternehmensbereichen (z.B. auch beim Design Thinking), sowie auch im Alltag.
Insbesondere ist es aber sinnvoll, sie für die Ursachenanalyse von Prozessen, vor allem bei Problemen, einzusetzen. Durch oftmaliges Nachfragen kommt man dann auf die eigentliche Ursache des Problems - und die liegt manchmal ganz wo anders, als man anfangs glaubt.
Es kann vorkommen, dass bestimmte Themen zu komplex sind, als dass eine einzige Ursache abgeleitet werden kann. Ursache und Wirkung können auch miteinander in Wechselwirkung stehen. Dabei kann es passieren, dass du dich mit den 5-Whys im Kreis drehst oder Sachverhalte zu stark vereinfachst. Dann ist die 5-Why-Methode vielleicht nicht so gut geeignet.
Wie setze ich die 5-Why-Methode in meinem Unternehmen ein?
Schritt 1: Lade zu einem Meeting ein
Du kannst die 5-Why-Methode sowohl einzeln als auch im Team durchführen. Wichtig ist, dass alle Personen beim Meeting dabei sind, die von dem Sachverhalt betroffen sind und ihre Expertise einbringen können. Du kannst die 5-Why-Methode natürlich auch einzeln durchführen, meist ist es aber im Team sinnvoller.
Schritt 2: Benenne das Problem
Es sollten alle Beteiligten das Problem verstehen, daher ist es wichtig, das genaue Problem zu definieren. Bevor das nicht klar ist, macht es keinen Sinn, weiterzumachen.
Schritt 3: Führe die 5-Why-Methode durch
Wir verwenden die 5-Whys in unserem Unternehmen und mit Kund:innen meistens so, dass alle im Team für sich die erste Warum-Frage auf einem Zettel selbst beantworten, dann jede:r den Zettel einmal im Kreis weiterreicht, dann alle Teammitglieder aus der vorliegenden Antwort wieder eine Warum-Frage formulieren und diese für sich am Zettel beantworten, dann werden wieder alle Zettel im Kreis weitergereicht usw. Nachdem alle fünf Fragen beantwortet wurden, gehen wir als Team die letzte Frage und die dazugehörige Antwort durch und besprechen sie. Das ist aber nur ein Beispiel, es bleibt letztlich dir überlassen, wie du sie in deinem Unternehmen am besten einsetzt!
Was du dabei beachten solltest:
Achtet auf eine präzise Formulierung der Antworten. Bleibt dabei objektiv, vermeidet es, jemandem die Schuld zu geben. Es sollte eine angenehme, offene Atmosphäre herrschen. Konzentriert euch auf die Fakten und stellt keine Vermutungen auf. Die Fragen können sowohl positiv als auch negativ formuliert sein. Das bedeutet, dass du nicht nur fragen kannst "Warum ist das so?", sondern auch "Warum ist nicht das Gegenteil der Fall?".
Es braucht nicht immer genau fünf Warum-Fragen. Manchmal reichen weniger, manchmal muss man doch noch öfter weiterfragen. Das Ziel ist, das Problem so gut wie möglich zu verstehen. Denn dann ist es leichter, eine Lösung dafür zu finden.
Landest du mal in einer Sackgasse und kommst nicht weiter, dann gehe einfach ein bis zwei Fragen zurück und formuliere sie neu.
Schritt 4: Plane den Lösungsweg
Nachdem ihr die Ursache des Problems gefunden habt, solltet ihr euch überlegen, wie ihr nun das Problem lösen könnt. Das sollte nun viel einfacher gehen! Dabei gibt es zwei Maßnahmen, die ihr ableiten und umsetzen könnt:
- Was solltet ihr jetzt akut machen, um das Problem zu beheben?
- Was solltet ihr in Zukunft machen, um zu verhindern, dass so ein Problem wieder auftritt?
Ihr braucht nicht immer beide Maßnahmen ableiten, oft ist eine davon offensichtlich und gar nicht der Grund eurer Analyse. Wichtig ist nur, dass ihr beides mitbedenkt.
Schritt 5: Kontrolliere die Ergebnisse
Seid ihr mit dem Ergebnis zufrieden? Falls nicht, könnt ihr die 5-Why-Methode nochmal wiederholen und darüber reflektieren, was ihr beim nächsten Mal eventuell besser machen könntet.
Nach einiger Zeit könnt ihr auch nochmal überlegen, ob die eingesetzten Maßnahmen funktioniert haben oder ob ihr eventuell eine erneute Analyse braucht und damit die 5-Whys ein weiteres Mal einsetzt.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung
Problem: Ein Projekt wurde nicht rechtzeitig abgeschlossen.
| 1) Warum wurde das Projekt nicht rechtzeitig abgeschlossen? | Weil der zuständige Mitarbeiter nicht rechtzeitig mit seiner Arbeit fertig wurde. |
| 2) Warum wurde er nicht rechtzeitig mit seiner Arbeit fertig? | Weil er überfordert war. |
| 3) Warum war er überfordert? | Weil er zu viel zu tun hatte im Projekt. |
| 4) Warum hatte er zu viel zu tun? | Weil sein Teammitglied krank wurde und er deswegen doppelte Arbeit hatte. |
| 5) Warum gab es keinen Ersatz für diesen Mitarbeiter? | Weil sich niemand darum gekümmert hatte. |
Mögliche Lösung: zukünftig für alle Mitarbeiter:innen eine Vertretung einschulen, die notfalls etwas übernehmen kann, wenn mal ein:e Mitarbeiter:in ausfällt.
Klingt gar nicht so schwer, oder? Die 5-Why-Methode ist kein Hexenwerk, sie erfordert nur etwas Übung. Probier sie einfach mal aus!
Brauchst du Hilfe bei der 5-Why-Methode oder anderen Methoden zur Problemlösung? Wir beraten dich gerne, welche Methoden individuell für dich und dein Unternehmen besonders gut geeignet sind.