Deine Reise zu barrierefreien PDFs beginnt hier
Barrierefreie PDFs zu erstellen, ist auf den ersten Blick nicht einfach. Den Prozess dorthin kannst du dir wie eine Wanderung vorstellen: Der Weg ist das Ziel. Schritt für Schritt kommst du ans Ziel – mit den richtigen Vorbereitungen und Werkzeugen. In diesem Artikel nehme ich dich mit auf eine Reise, bei der du lernst, wie du barrierefreie PDFs erstellst. Du erfährst, warum das so wichtig ist und welche Vorteile es dir bringt. Barrierefreiheit ist nicht nur ein gesetzliches Muss, sondern auch eine Chance, eine größere Zielgruppe zu erreichen und dein Unternehmen zukunftssicher zu machen.
Auch wenn der Weg zu Barrierefreiheit etwas steil und steinig sein wird, ist das Ziel definitiv wert. Los geht's!
Warum barrierefreie PDFs der richtige Weg sind
Die Reise zu barrierefreien PDF Dokumenten ist wichtig, weil sie den Zugang für alle Menschen verbessert. PDFs sind oft schwer zugänglich für Menschen mit Behinderungen, besonders für Blinde oder Sehbehinderte, die auf Screenreader angewiesen sind. Ein barrierefreies PDF stellt sicher, dass alle Menschen, unabhängig von ihren Fähigkeiten, selbstständig die Inhalte lesen und verstehen können.
Der EU Accessibility Act (EAA) und das Barrierefreiheitsgesetz in Österreich verlangen von Unternehmen, ihre digitalen Inhalte bis Juni 2025 barrierefrei zu machen. Das betrifft Webseiten, Apps und auch PDF Dokumente. Alle Menschen – mit und ohne Behinderung – sollen digitale Inhalte gleichberechtigt erreichen und nutzen können, ohne besondere Erschwernis und ohne fremde Hilfe. Unternehmen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, riskieren rechtliche Konsequenzen, wie Strafen oder Bußgelder.
Der Weg zur Barrierefreiheit bietet dir damit nicht nur die Möglichkeit, rechtliche Vorgaben zu erfüllen, sondern auch neue Zielgruppen zu erreichen. Menschen mit Behinderungen sind eine wichtige Kundengruppe, die oft übersehen wird, obwohl sie viel Potenzial bietet. Barrierefreie PDFs helfen dir dabei, diese Menschen einzubinden und gleichzeitig dein Unternehmen zu stärken. Wie jede Reise mag der Weg zur Barrierefreiheit am Anfang schwer wirken, aber sie lohnt sich umso mehr. Mit jedem Schritt, den du machst, verbesserst du den Zugang zu deinen Inhalten für eine größere Gruppe von Menschen. Barrierefreiheit bedeutet, dass du deine Inhalte für alle zugänglich machst – und das ist ein Gewinn für alle.
Was ein barrierefreies PDF ausmacht
Bevor du deine Reise zur Barrierefreiheit beginnst, musst du wissen, was du alles in deinen Rucksack packen solltest. Ein barrierefreies PDF ist wie eine gut geplante Wanderung – es braucht eine solide Grundlage und einige wichtige Elemente, damit am Ende alles reibungslos funktioniert. Hier sind die wichtigsten Punkte, die du bei der Erstellung eines barrierefreien PDFs beachten solltest:
Überschriften und Textstruktur: den Weg vorgeben
Jedes barrierefreie PDF braucht klare Überschriften, damit die Leser und die Screenreader den richtigen Weg durch das Dokument finden. Verwende die richtigen Formatierungen für H1-, H2- und H3-Überschriften. Das hilft nicht nur Menschen mit Sehbehinderungen, sondern sorgt auch dafür, dass das Dokument insgesamt übersichtlicher und einfacher zu navigieren ist. Überschriften sind wie Wegweiser auf einer Wanderung – sie zeigen an, wo es langgeht und sorgen dafür, dass niemand verloren geht.
Alternativtexte für Bilder: Beschreibungen bereitstellen
Wenn du Bilder oder Grafiken in dein PDF einfügst, denke daran, immer einen Alternativtext (Alt-Text) hinzuzufügen. Dieser Text beschreibt das Bild für diejenigen, die es nicht sehen können. Stell dir vor, du wanderst mit einem Freund, der nicht sehen kann. Du würdest ihm beschreiben, was ihr gerade seht – genau das macht ein Alternativtext. Im Artikel „Alt-Texte: Barrierefreiheit bei Bildern“ findest du alles, um richtig gute Alternativtexte zu schreiben.
Wenn du allerdings dekorative Elemente verwendest, die keine inhaltliche Bedeutung haben, solltest du diese als „Artefakte“ markieren. Das sorgt dafür, dass ein Screenreader diese Elemente überspringt, und vermeidet unnötige Ablenkungen für den Nutzer. Dekorative Linien, Rahmen oder Symbole, die nur zur optischen Gestaltung beitragen, brauchen keine Alternativtexte und werden durch das Markieren als Artefakte richtig behandelt.
Tabellen und Listen: Ordnung halten
Wenn du Tabellen oder Listen in dein PDF einfügst, ist es wichtig, dass du sie richtig strukturierst. Listen solltest du mit den richtigen Listenelementen erstellen, damit Screenreader sie gut erkennen können. Tabellen verwendest du am besten nur dann, wenn du Daten übersichtlich darstellen möchtest. Achte darauf, dass jede Zelle der Tabelle korrekt beschriftet ist, damit der Leser sofort versteht, worum es geht.
Gerade bei komplizierten Tabellen, die mehrere Spalten- und Zeilenüberschriften haben oder verschachtelte Inhalte enthalten, ist ein PDF oft die bessere Wahl. Im Vergleich zu Websites kannst du solche Tabellen in einem PDF besser barrierefrei gestalten, wenn sie richtig erstellt sind. Durch die richtige Struktur kann ein Screenreader die Tabelle dann leicht erfassen und die Informationen verständlich wiedergeben.
Wenn Tabellen nicht gut aufgebaut sind, fühlt es sich für den Leser an, als würde er auf einem steinigen Pfad wandern – verwirrend und schwer verständlich. Achte also darauf, dass deine Tabellen und Listen klar und übersichtlich bleiben, damit jeder sie leicht lesen und verstehen kann.
Links richtig auszeichnen: Klarheit schaffen
Bei Links in einem PDF ist es besonders wichtig, dass sie einen aussagekräftigen Linktext haben. Das bedeutet, dass der Linktext genau beschreibt, wohin der Link führt. Anstatt nur „hier klicken“ zu schreiben, sollte der Text klar angeben, was der Nutzer erwarten kann, zum Beispiel „Mehr Informationen zur Barrierefreiheit“.
In einem barrierefreien PDF muss der Linktext korrekt ausgezeichnet werden, damit Screenreader ihn als Link erkennen und auch vorlesen können. Ohne diese Auszeichnung ist der Link für den Nutzer unsichtbar – ähnlich wie ein versteckter Wegweiser, den niemand sieht.
Indem du aussagekräftige und korrekt ausgezeichnete Linktexte verwendest, machst du es den Nutzer:innen leichter, sich im Dokument zurechtzufinden und zu entscheiden, ob sie dem Link folgen wollen.
Formulare: Interaktion ermöglichen
Wenn dein PDF Formulare enthält, achte darauf, dass diese barrierefrei sind. Jeder Eingabefeld sollte klar beschriftet sein, damit ein Screenreader genau mitteilen kann, was dort eingegeben werden soll. Wenn ein Formularfeld nicht klar markiert ist, fühlt es sich für die Nutzer:in so an, als stünde er vor einer verschlossenen Tür ohne Schild. Achte darauf, dass jedes Feld eindeutig erklärt wird und alle wichtigen Hinweise (z. B. Pflichtfelder) ebenfalls gut zugänglich sind. Formulare im PDF können Menschen mit Behinderungen eine echte Interaktionsmöglichkeit bieten – wenn sie korrekt strukturiert sind.
Leseabfolge: den richtigen Pfad festlegen
Eine der wichtigsten Grundlagen für barrierefreie PDFs ist die korrekte Leseabfolge. Du solltest sicherstellen, dass die Inhalte in der richtigen Reihenfolge gelesen werden, vor allem wenn Screenreader im Einsatz sind. Das bedeutet, dass ein Nutzer den Text in der Reihenfolge lesen kann, die du vorgesehen hast – von der Überschrift bis zur letzten Zeile. Besonders bei doppelseitigen Layouts oder Faltbroschüren kann die Lesereihenfolge leicht durcheinandergeraten, wenn die Inhalte visuell nebeneinanderstehen, aber in einer anderen Reihenfolge gelesen werden sollen.
Wenn die Abfolge nicht stimmt, fühlt es sich für den Leser an, als würde er plötzlich von der Wanderroute abweichen und in unwegsames Gelände geraten. Um das zu vermeiden, stell sicher, dass du die Reihenfolge der Inhalte kontrollierst und gegebenenfalls korrigierst
Schrift und Kontrast: gut lesbar und sichtbar bleiben
Vergiss nicht, auch die Lesbarkeit und den Kontrast deines PDFs zu überprüfen. Achte darauf, dass die Schrift groß genug und klar lesbar ist, und verwende Farben, die genügend Kontrast bieten, damit auch Menschen mit Sehschwäche den Text problemlos erkennen können. Ein zu niedriger Kontrast ist wie ein Nebel auf der Wanderung – die Sicht ist schlecht, und man kann leicht vom Weg abkommen.
Wenn du alle Regeln für barrierefreie PDFs im Detail nachlesen möchtest, orientiere dich am PDF/UA-1 Standard, da viele Tools den kommenden PDF/UA-2 Standard noch nicht vollständig unterstützen. Wenn du PDFs auf einer Website veröffentlichst, gelten zusätzlich die Richtlinien der WCAG (Web Content Accessibility Guidelines).
Wie erstelle ich ein barrierefreies PDF?
Der beste Weg, um ein barrierefreies PDF zu erstellen, beginnt schon bei der Vorbereitung in Programmen wie Word oder InDesign. Wenn du hier alles richtig machst, wird es später viel einfacher, ein barrierefreies PDF zu exportieren.
Richtige Vorbereitung in Word und InDesign: Die Basis für Barrierefreiheit
Bevor du dein Dokument in ein PDF umwandelst, solltest du sicherstellen, dass es in Word oder InDesign korrekt formatiert ist. Am einfachsten geht das, wenn du in Word Formatvorlagen verwendest oder in InDesign Musterseiten einsetzt. Achte dabei auf die Punkte, die im Abschnitt „Was ein barrierefreies PDF ausmacht“ genauer beschrieben wurden. Diese Formatierungen helfen später dabei, dass das PDF gut strukturiert ist und von Screenreadern richtig erfasst wird. Es ist, als würdest du deine Wanderroute sorgfältig planen – wenn du von Anfang an den richtigen Weg wählst, wird der Aufstieg einfacher.
Tags (Etiketten): Die unsichtbaren Helfer
Der ausschlaggebende Teil für die Barrierefreiheit von PDFs sind die Tags oder auf Deutsch Etiketten. Diese Tags sind wie unsichtbare Markierungen im Dokument, die den Inhalt für Screenreader und andere Hilfsmittel verständlich machen. Ein Tag sagt dem Hilfsmittel, was eine Überschrift ist, was ein Bild ist und in welcher Reihenfolge die Inhalte gelesen werden sollen. Ohne diese Tags ist ein PDF wie eine Wanderkarte ohne Wegmarkierungen – die Leser:innen wissen nicht, wo es langgeht.
Wenn du dein Dokument aus Word oder InDesign exportierst, kannst du sicherstellen, dass diese Tags automatisch erstellt werden, indem du die Option „Als getaggtes PDF exportieren“ aktivierst. Diese Tags sorgen dafür, dass der Text nicht nur visuell, sondern auch strukturell klar ist – das heißt, ein Screenreader kann die Informationen in der richtigen Reihenfolge und Bedeutung vorlesen.
Der richtige Export: So bleibt dein PDF barrierefrei
Sobald dein Dokument in Word oder InDesign gut vorbereitet ist, kannst du es als „Tagged PDF“ exportieren. Das bedeutet, dass all die Formatierungen und Tags, die du im Dokument erstellt hast, beim Export erhalten bleiben. Achte darauf, dass du die richtigen Einstellungen auswählst, insbesondere die Option „Barrierefreiheits-Tags erstellen“. Dieser Schritt ist entscheidend – so stellst du sicher, dass dein PDF wirklich barrierefrei ist und der Weg zu einer barrierefreien Nutzung offen bleibt.
Ist das PDF wirklich barrierefrei?
Auf jeder Wanderung gibt es kurze Pausen, an denen du prüfen solltest, ob du noch auf dem richtigen Weg bist. Das Gleiche gilt für barrierefreie PDFs. Es gibt automatische Prüfungen, mit denen du schnell sehen kannst, ob dein PDF die wichtigsten Barrierefreiheitsstandards erfüllt. Tools wie der PAC 2024 oder Adobe Acrobat Pro helfen dir dabei.
Wenn du sicherstellen möchtest, dass dein PDF wirklich alle Anforderungen erfüllt, ist das Matterhorn-Protokoll (englisch) ein guter Leitfaden. Es ist ein detailliertes Testverfahren, das auf dem PDF/UA-Standard basiert und Schritt für Schritt festlegt, welche Kriterien ein barrierefreies PDF erfüllen muss. Das Matterhorn-Protokoll hilft dabei, die Qualität der Barrierefreiheit zu überprüfen, indem es konkrete Prüfungen vorgibt, etwa, ob Tags korrekt gesetzt sind oder ob die Leseabfolge stimmt. Es deckt also viele technische Aspekte ab, die mit Prüftools allein oft nicht vollständig erfasst werden.
Dieses Protokoll kann dir einen klaren Pfad durch die Barrierefreiheitsanforderungen bieten, sodass du genau weißt, was noch zu verbessern ist. Wichtig ist es auf dem Weg zur Barrierefreiheit, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. So stellst du sicher, dass dein PDF wirklich für alle zugänglich ist.
Welche Tools und Hilfsmittel unterstützen die Reise?
Manchmal gibt es auf der Wanderung schwierige Passagen, bei denen du zusätzliche Ausrüstung brauchst. Zum Glück gibt es viele Tools, die dir auf dem Weg zur Barrierefreiheit helfen können. Für die Erstellung von barrierefreien PDFs gibt es Programme wie AxesWord (kostenpflichtiges Word-Plugin) oder MadeToTag (kostenpflichtiges Adobe InDesign Plugin), die dich bei der richtigen Strukturierung unterstützen. Diese Tools existieren allerdings nur für Windows.
Um sicherzustellen, dass dein PDF barrierefrei ist, kannst du auf Prüf-Tools wie den PAC 2024, axesPDF (kostenpflichtig) oder Adobe Acrobat Pro (kostenpflichtig) zurückgreifen. Diese helfen dir, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Ja, die meisten dieser Tools sind kostenpflichtig, aber die Investition lohnt sich – besonders wenn du viele PDFs erzeugst, weil sie dir Zeit sparen und es dir ermöglichen, den Prozess der Barrierefreiheit effizienter zu gestalten.
Warum sich die Reise zur Barrierefreiheit lohnt
Wir sind nun am Ende unserer Reise angelangt. Nun sollte dir klar sein, wie du ein PDF so gestaltest, dass es für alle zugänglich ist. Du solltest verstehen können, welche Tools dir dabei helfen und wie du prüfst, ob dein PDF wirklich barrierefrei ist. Nicht nur, dass du die Anforderungen des EU Accessibility Act erfüllst – du hast auch die Tür für eine viel größere Zielgruppe geöffnet. Menschen mit Behinderungen können deine PDFs genauso nutzen wie alle anderen. Das verbessert nicht nur ihre Lebensqualität, sondern stärkt auch dein Unternehmen.
Die Mühen auf der Reise zahlen sich aus – für dich, deine Kund:innen und deine Marke. Bleib dabei, denn Barrierefreiheit ist eine fortlaufende Reise, und jede Anstrengung bringt dich weiter nach vorne.
Wir begleiten dich auf deiner Reise
Auch wenn der Weg zur Barrierefreiheit manchmal herausfordernd ist, bist du nicht allein. Wir können dich auf deiner Reise unterstützen, egal, ob du schon angefangen hast oder erst am Anfang stehst. Unser Team hilft dir gerne dabei, deine PDFs auf Barrierefreiheit zu prüfen. Mit unserem Know-how stellen wir sicher, dass deine Dokumente alle Anforderungen erfüllen und von jedem genutzt werden können. Auch beim Thema barrierefreie Website bist du an der richtigen Adresse bei uns. Dazu haben wir einen eigenen Blogbeitrag geschrieben.
Wenn du Unterstützung brauchst oder Fragen hast, melde dich einfach bei uns. Gemeinsam machen wir deine Inhalte barrierefrei – und deine digitale Welt ein Stück inklusiver.
