Wir im datenwerk jonglieren täglich viele Projekte (zum Beispiel das der Kinderfreunde), Kundentermine, Arbeitspakete, interne Abstimmungen. Wir wissen auch, dass wir nicht die Einzigen sind, die gut organisiert sein müssen, damit alles rund läuft, nichts übersehen wird und man das Gefühl hat, die Oberhand zu haben und nicht unter dem Druck der Anforderungen einzugehen. Unser Zauberwort heißt „Workflowy“.
Auf den ersten Blick ist Workflowy nichts als eine weiße Wand. Auf den zweiten Blick ist zu erkennen, dass man eine Liste erstellen kann. Nichts Besonderes. Aber der dritte Blick eröffnet einem, dass man in dieser Liste noch eine Liste machen kann, in der wiederum noch eine und noch eine und noch eine. Es ist also gewissermaßen ein Spiegelkabinett. Den roten Faden muss man selbst spinnen.
Bevor es ins Detail geht, kommt hier der Disclaimer: wie Workflowy für dich am besten funktioniert, musst du testen. Du musst also bereit sein, Zeit zu investieren und Workflowy auch bei einem Durchhänger zu nutzen.
Dein maßgeschneiderter Organizer
Workflowy bietet dir Freiheit in der Gestaltung deiner Organisiertheit und deiner Dokumente. Es kommt ganz darauf an, was du organisieren möchtest, in diesem Beitrag konzentriere ich mich auf die Organisation eines Arbeitsablaufes.
Der einfachste Weg in Workflowy zu starten ist, eine To Do Liste anzulegen. Das sieht dann in etwa so aus:
Wenn du mehr Informationen zu den einzelnen Bulletpoints hast, erstellst du einfach einen eingerückten Bulletpoint und kannst die Tasks mit Inhalten füllen:
Ab einer gewissen Anzahl an To Dos und Beschreibungen wird die Listenansicht etwas unübersichtlich. Deswegen hast du in Workflowy noch zwei weitere Ansichtsoptionen.
Die Board Ansicht:
Die Dashboard Ansicht, die sich derzeit noch in der Beta Phase befindet:
So nützt du Workflowy richtig
Ich kann dir nicht sagen, was der beste Weg für dich ist, alle Bälle in der Luft zu halten. Aber ich verrate dir, wie ich es mache. Ich gehe es ganz klassisch an: Pro Woche ein Bulletpoint. Darunter die Einteilung frei nach einem Kanban Board in: Backlog, To Do, In Arbeit, Fertig.
In den Backlog werden einmal alle Aufgaben aufgenommen, so wie sie hereinkommen. Ich nehme mir am Ende jeden Tages Zeit, den Backlog zu durchforsten, die Aufgaben zu priorisieren und die, die ich mir für den nächsten Tag vornehme, in das To Do zu verschieben. Dann muss ich am nächsten Tag meine Liste nur mehr abarbeiten. Idealerweise landen alle To Dos am Ende des Tages in der Fertig-Liste. Ein paar werden bei In Arbeit hängen bleiben.
Ein sehr cooles Feature von Workflowy ist, dass du so einen Bulletpoint nicht nur kopieren, sondern auch spiegeln kannst. Ich habe zum Beispiel jede Woche den Bulletpoint Backlog. Ich spiegle den Backlog Woche für Woche, das heißt, wenn ich einen Task ändere oder verschiebe, ändert er sich in allen gespiegelten Backlogs. Dir gehen also nie mehr Aufgaben verloren.
Ich liebe auch die Fertig-Liste. Seit ich mich in Workflowy organisiere, sehe ich, was ich eigentlich alles mache. Du kennst bestimmt das Gefühl am Ende eines Arbeitstages: Es war alles sehr stressig und gehetzt und du hast gefühlt gar nichts geschafft. Eine Fertig-Liste zeigt dir, dass dein Gefühl gar nicht stimmt, sondern du z.B. in vier Meetings warst und zwanzig E-Mails beantwortet hast. Voraussetzung ist, dass du alles in Workflowy notierst. Das erfordert Disziplin, aber du wirst lernen es zu lieben.
Die besten Workflowy Features
Mit dem Hashtag Feature kannst du einzelne Tasks taggen, damit du sie dir in unterschiedlichen Darstellungen anzeigen lassen kannst. Ich verwende zum Beispiel für jeden Kollegen bzw. jede Kollegin einen Hashtag, damit ich weiß, welche Aufgaben ich mit wem bearbeiten werde. Genauso gut kannst du deine Projekte taggen oder die Dringlichkeit.
Klarerweise kannst du Dateien hochladen. Youtube Videos werden direkt in Workflowy eingebunden, du kannst sie also gleich dort anschauen. Bilder werden angezeigt. Externe Links können gesetzt werden. Du kannst auch interne Links erstellen und Wörter verlinken mit anderen Bulletpoints.
Die Shortcuts sind ein starkes Feature. Wenn du sie einmal gelernt hast, fliegst du nur so zwischen den Tasks hin- und her. Alles ist verknüpft, interdependent und übersichtlich.
Wenn du einen Modus gefunden hast, der zu dir passt, kannst du dir Templates erstellen, damit du nicht immer von vorne anfangen musst bei der Erstellung deiner Listen.
Damit du dich noch einfacher organisieren kannst, gibt es auch die Möglichkeit andere Personen, die Workflowy nutzen, zu erwähnen und sie einzuladen, gewisse oder alle deine Tasks gemeinsam zu bearbeiten.
Es gibt natürlich iOS und Android Apps, damit du auch unterwegs alles aufschreiben kannst, was dir durch den Kopf geht. Für Windows gibt es sogar eine Desktop App.
Du bist dran
Ich hoffe, ich habe dein Interesse an Workflowy geweckt. Du kannst dir sicher sein, dass es noch sehr viel mehr zu entdecken gibt. Also los!
Schreib uns im datenwerk, wie du Workflowy nutzt, auch wir können noch etwas lernen. Und wenn du Fragen zu Workflowy hast, schreib uns auch. Wir nehmen uns für deine Anliegen Zeit: office@datenwerk.at!
